PDCA là gì? Chu trình PDCA là một chu trình cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng. Chu trình PDCA bao gồm: Plan-Do-Check-Act là Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra, Điều chỉnh.
1. Định nghĩa chu trình PDCA là gì và các giai đoạn
Định nghĩa
Chu trình PDCA tiếng Anh là PDCA Cycle. Chu kỳ PDCA còn được gọi là chu kỳ khối lượng, hoặc chu kỳ DEMING.
Chu trình PDCA là một kỹ thuật giải quyết vấn đề gồm bốn bước để cải thiện các quy trình kinh doanh.
Chu trình PDCA là một chu trình cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng. Chu trình PDCA bao gồm: Plan-Do-Check-Act là Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra, Điều chỉnh.
Chu trình PDCA giống như một vòng tròn lăn trên dốc theo chiều kim đồng hồ, cho thấy bản chất của quá trình quản lý chất lượng là cải tiến liên tục không bao giờ dừng lại.
ý nghĩa
Chu trình PDCA giúp phân biệt một công ty với các đối thủ cạnh tranh. Đặc biệt là trong thế giới ngày nay, các công ty luôn làm mọi cách để hợp lý hóa quy trình sản xuất nhằm giảm chi phí, tăng lợi nhuận và cải thiện sự hài lòng của khách hàng nhằm đạt được vị thế cạnh tranh có lợi.
Nhiều nhà quản lý sử dụng chu trình PDCA để hướng dẫn tổ chức của họ vì chu trình PDCA bao gồm các nguyên tắc rất cơ bản của hoạch định chiến lược.
Các giai đoạn của PDCA.
(1) Kế hoạch – Lập kế hoạch
Đây là giai đoạn đầu tiên và quan trọng nhất trong chu trình PDCA. Việc lập kế hoạch chính xác và đầy đủ sẽ giúp định hướng tốt cho các hoạt động tiếp theo.
– Nếu kế hoạch kinh doanh đúng và đầy đủ thì sẽ có ít hoạt động điều chỉnh hơn và hoạt động kiểm soát hiệu quả hơn.
– Lập kế hoạch bao gồm việc xác định các mục tiêu, phương tiện, nguồn lực và các biện pháp trước khi đi vào sản xuất cụ thể. Về lâu dài, việc thúc đẩy sử dụng hiệu quả hơn các nguồn lực có thể giúp giảm chi phí quản lý chất lượng và nâng cao năng lực cạnh tranh.
(2) do – do
– Đây là giai đoạn mà các kế hoạch đã xây dựng trước đó được thực hiện. Giai đoạn này bao gồm việc thực hiện các kế hoạch và chính sách thông qua các hoạt động, công cụ và dụng cụ để đảm bảo chất lượng theo kế hoạch.
(3) Thanh tra – Kiểm tra
– Giai đoạn “kiểm tra” nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu và kế hoạch được thực hiện như đã đặt ra ban đầu.
– Trong quá trình thực hiện phải có công tác kiểm tra, giám sát chất lượng. Đây là giai đoạn mà các lỗi sản phẩm được theo dõi, thu thập, phát hiện và đánh giá. Mục đích của việc kiểm tra nhằm tìm ra nguyên nhân và ngăn chặn kịp thời.
(4) Hành động – Điều chỉnh
– Giai đoạn điều chỉnh nhằm đồng bộ hóa các hoạt động của hệ thống quản trị doanh nghiệp, khắc phục những tồn tại còn tồn tại và thực thi các tiêu chuẩn chất lượng đã được thiết lập.
– Đồng thời, các hoạt động ở giai đoạn này giúp chất lượng sản phẩm thích ứng với tình hình mới, nhằm thu hẹp dần khoảng cách giữa kỳ vọng của khách hàng với chất lượng thực tế đạt được, đáp ứng nhu cầu của khách hàng ở mức cao hơn.
2. Lợi ích của PDCA đối với doanh nghiệp
Cải tiến quy trình
Chu trình PDCA cung cấp sự cải tiến liên tục chính xác vì nó hoạt động theo kiểu vòng tròn. Mỗi phần của dự án hoặc chiến dịch của bạn sẽ trải qua các giai đoạn giống nhau lặp đi lặp lại để đảm bảo những sai lầm có thể được sửa chữa và điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu và thực tế của công ty. Điều này làm cho PDCA trở thành một mô hình lý tưởng cho:
Cải tiến liên tục: Chu trình PDCA lặp đi lặp lại thúc đẩy cải tiến quy trình, bất kể mục tiêu là gì và đóng cánh cửa dẫn đến sự tự mãn.
Thực hiện một dự án hoặc quy trình mới: Cơ chế lập kế hoạch, kiểm tra và phản hồi tích hợp của PDCA cho phép khắc phục những điểm yếu và những điều cần cải thiện trong giai đoạn thực hiện quy trình mà không cần đặt toàn bộ nguồn lực tài chính, danh tiếng hoặc danh tiếng.
Theo dõi: Chu trình PDCA cần kiểm tra tính nhất quán của các thay đổi được thực hiện trước khi chúng được áp dụng đầy đủ.
Sử dụng chu trình hành động-kiểm tra kế hoạch có thể chia dự án thành các bước nhỏ có thể quản lý được và cho phép cải tiến từng bước.
thay đổi cách quản lý
PDCA không chỉ khuyến khích sự phát triển của những thay đổi mang tính đột phá và đảm bảo cải tiến chất lượng và hiệu suất, nó còn giúp quản lý sự thay đổi một cách hiệu quả. Mô hình PDCA bao gồm những gì cần được thay đổi theo cách tiếp cận cải tiến liên tục.
Quá trình thay đổi PDCA yêu cầu sự kết hợp của các tham số yêu cầu thay đổi thành phần lập kế hoạch (Kế hoạch), triển khai một nguyên mẫu (Do), đánh giá tính phù hợp và hiệu suất của nguyên mẫu (Kiểm tra) và triển khai rộng rãi hoặc thực hiện nguyên mẫu thành công (Hành động). Điều này giúp tích hợp quy trình quản lý thay đổi vào các hoạt động bình thường hàng ngày của tổ chức, làm cho quá trình thay đổi trở nên liền mạch.
Kiểm soát chất lượng
Một trong những ứng dụng chính của quá trình này là kiểm soát chất lượng. Vòng phản hồi liên tục của PDCA cho phép phân tích, đo lường và xác định các nguồn thay đổi trong các yêu cầu của khách hàng và khả năng thực hiện hành động khắc phục.
PDCA là một công cụ phổ biến để thực hiện quản lý chất lượng toàn diện và là cơ sở của chương trình Six Sigma DMAIC. Việc thực hiện các hệ thống chất lượng như vậy phụ thuộc vào việc phân tích và kiểm soát thống kê do PDCA tạo điều kiện. Áp dụng PDCA để cải tiến chất lượng giúp lập kế hoạch thu thập dữ liệu và thực hiện phân tích thống kê dữ liệu để xác minh và ưu tiên nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề hoặc sự cố. Nó xác định các cách để giảm độ lệch giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn.
duy trì kiểm soát dự án
Mô hình PDCA giúp các nhà quản lý dự án có được quyền kiểm soát tốt hơn đối với một dự án nhất định theo một số cách, chẳng hạn như:
Cung cấp câu trả lời cho ai, cái gì, ở đâu, … của dự án. Điều này làm tăng kiến thức và giúp bạn dễ dàng khám phá các giải pháp thay thế khác nhau và chọn một phương pháp thực hiện dự án thích hợp.
Hãy chắc chắn rằng những ẩn số khi bắt đầu dự án vẫn được chứng minh hoặc chiết khấu.
Cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời để cải thiện việc ra quyết định.
Hiện tượng chi phí và hiệu quả có thể được hiểu rõ hơn.
quản lý hiệu suất
Giai đoạn Kế hoạch bao gồm các mục tiêu hoặc công việc của nhân viên hoặc nhóm. Giai đoạn “làm” là hiệu suất thực tế, và giai đoạn “kiểm tra” đánh giá hiệu suất. Giai đoạn “hành động” xác minh hiệu suất này.
Trong hầu hết các tổ chức, quản lý hiệu suất, hoặc phiên bản cũ hơn của nó, đánh giá hiệu suất, vẫn là một chức năng “nhân viên” riêng biệt. Phương pháp PDCA để quản lý hiệu suất tích hợp quản lý hiệu suất với các hoạt động hàng ngày, giúp tăng năng suất đáng kể.
khả năng cạnh tranh của tổ chức
Việc áp dụng chu trình PDCA giúp các tổ chức trở nên nhanh nhẹn hoặc kết hợp quản lý vòng kín với tốc độ. PDCA là gì?
Agile PDCA yêu cầu xác định các nguồn thay đổi và tác động tiêu cực tương đối của chúng, đồng thời loại bỏ hoặc giảm thiểu những biến động này càng nhiều càng tốt bằng cách thay đổi thiết kế chuỗi cung ứng, sổ sách hoặc quy tắc kinh doanh. Lập các kế hoạch dự phòng để đối phó với các rủi ro tồn đọng.
Nó cũng giúp tích hợp quản lý nhu cầu, quản lý cung ứng, quản lý thực hiện, cấu hình lại doanh nghiệp nhanh chóng và hệ thống CNTT trong một tổ chức. Sự phối hợp này giữa việc đáp ứng các thay đổi và cải tiến các quy trình khác nhau sẽ đẩy nhanh các chu kỳ kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh của tổ chức.
Hy vọng bài viết về chủ đề pdca là gì trên đây đã mang lại kiến thức hữu ích dành cho các bạn!
